Use CRM pronto quando o processo é simples
Se a empresa precisa apenas registrar leads, etapas e tarefas, uma ferramenta pronta costuma ser mais rápida e barata.
Use sob medida quando há regra própria
Se existem permissões, comissões, integrações, múltiplos times, dados comerciais sensíveis ou fluxo que não cabe em ferramenta genérica, o sob medida evita remendo permanente.
A decisão financeira
O custo precisa ser comparado ao retrabalho que o processo atual gera. Se a equipe perde horas toda semana, o sistema pode pagar a própria conta.